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Beispiel: Einladung zu einem Online Treffen

Erste Schritte

Ein Beispiel für eine Einladung? Wozu brauche ich das?

Wenn du ein Treffen mit einer größeren Gruppe veranstalten möchtest, hilft es – vor allem beim ersten Mal – dies vorzubereiten. Nicht nur du solltest dich vorbereiten, sondern alle deine Teilnehmer. Um ihnen dabei zu helfen, findest du hier ein Beispiel, das ich an eine Gruppe vor dem ersten Onlinetreffen versandt habe. Wir waren bei dem Treffen 15 Teilnehmer. In dem Beispiel verwenden wir „Zoom Meetings“ als Plattform für das virtuelle Treffen.

Nicht alles mag für dich passend sein (z.B. ist deine Gruppe vielleicht kleiner und du brauchst keinen aktiven Moderator. Dann lass den entsprechenden Abschnitt einfach weg. Da die Mail recht lang ist, habe ich später eine zweite Erinnerungsmail mit Daten des Treffens und letzten Anweisungen versandt.

Genug der Vorrede, jetzt gehts los, hier das Beispiel für die erste Einladung…

Erste Informationen und Einladung für die Teilnehmer

Hallo,
wir werden uns nächstes Mal über ein Web Meeting des Anbieters Zoom treffen. Es folgt jetzt eine längere Anleitung.
Ich bitte dich, dies vorab gut durchzugehen und nicht erst 5min vor unserem Treffen damit zu beginnen.
Du findest mehr Infos über den Anbieter hier… https://zoom.us/

Meeting-Zugangsdaten

Die Zugangsdaten zum Meeting sende ich dir in einer separaten Mail.

Software-Paket

Laptop / Notebook

Um an dem Treffen teilnehmen zu können, empfehle ich dir, die Software passend für dein Betriebssystem herunterzuladen (den sogenannten „Client“ bzw. die „App“ oder „Anwendung“). Sobald du auf den Meeting-Link klickst, oder beim Zugriff auf diese Seite https://zoom.us/support/download, startet automatisch wird dein Betriebssystem erkannt und das richtige Installationspaket zum Herunterladen angeboten. Wenn du dieses ausführst, wird die entsprechende Zoom-Software auf deinem Rechner installiert.

Tablet / Smartphone

Neben deinem Laptop, kannst du die Software auch sehr gut auf einem Smartphone oder Tablet nutzen…
Android – https://play.google.com/store/apps/details?id=us.zoom.videomeetings
iOS – https://itunes.apple.com/us/app/id546505307

Alternativen…

Falls es gar nicht geht, kannst du auch per Browser teilnehmen. In der Standardeinladung des Meetings steht dies allerdings nur zur Verfügung, wenn sich die App bei dir nicht ausführen lässt oder herunterladen lässt.

Nachdem du auf den Meeting-Link in der Einladungsmail geklickt hast, öffnet sich ein Browserfenster. Hier erscheint unter dem Text zum Herunterladen der App eine zusätzliche Zeile „Wenn Sie die Anwendung nicht herunterladen oder ausführen können, treten Sie über Ihren Browser bei.“

Klickst du auf „treten Sie über Ihren Browser bei.“ nimmst du über deinen Webbrowser am Meeting teil.

Bitte beachte, der Funktionsumfang bei der Teilnahme über deinen Browser ist im Vergleich zur App geringer. Zoom empfiehlt auf seiner Webseite die Nutzung von Google Chrome als Browser, da damit die besten Erfahrungen gesammelt wurden.

Erste Schritte

Nun hast du die Software installiert, und dann? Hier findest du „erste Schritte“ mit Zoom zum Nachlesen und zusätzlich ein paar Hilfsvideos…
https://support.zoom.us/hc/de

Am interessantesten ist vermutlich das Video „Einem Meeting beitreten“…
https://www.youtube.com/embed/-xgI-UofA90?rel=0&autoplay=1&cc_load_policy=1&cc_lang_pref=de

Weitere Videos findest du hier…https://support.zoom.us/hc/de/articles/206618765

Technische Ausstattung

Um das Treffen gut zu gestalten, bitte ich dich NICHT Lautsprecher und Mikrofon deines Laptop/Smartphones/Tablets zu nutzen. Dies kann zu Störgeräuschen, Echos und Rückkopplungen führen.

Headset

Stattdessen bitte ich dich, dich so vorzubereiten, dass du ein Headset nutzt. Falls du keines hast, prüfe, ob du Kopfhörer zum Hören und das Mikro deines Gerätes nutzen kannst.

Dafür kannst du das Zoom Test Meeting nutzen. Um dorthin zu gelangen, klicke bitter hier. Nachdem du beigetreten bist, kannst Video, Lautsprecher und Mikrofon ausprobieren bzw. prüfen.

Kamera

Ich bitte dich, falls möglich, deine Kamera zu aktivieren, so dass die anderen dich sehen können. Mach dich also hübsch und komm nicht im Schlafanzug. 😉

Unser Online Meeting kann unseren persönlichen Treffen nicht das Wasser reichen. Es ist aber signifikant besser und wertvoller, als ganz auf Gemeinschaft zu verzichten oder uns nur zu hören. Ohne Bild geht uns sehr viel unausgesprochene Kommunikation verloren. Deshalb bitte ich dich nochmal, bitte aktiviere deine Kamera.

Regeln

…vor dem Treffen

Mit xx Leuten sind wir schon eine recht große Gruppe für ein Online Treffen. Damit das gut klappt, braucht es einige Regeln.

Wir zielen auf XX min Dauer für unser Treffen. Sollten wir merken, dass wir mehr Zeit brauchen oder nutzen wollen, dann machen wir nach spätestens YY min eine kurze Pause (Pipi, durchatmen, sich strecken etc.) und setzen dann noch für eine vorher festgelegte Zeit fort.

Bitte aktiviere deine Video(Kamera), damit wir uns sehen.

Bitte nutze wenn möglich ein Headset (falls das nicht geht, dann Kopfhörer + Mikro am Computer oder Smartphone).

Bitte bereite deine Technik frühzeitig vorab vor, nicht erst kurz vor oder direkt zum Beginn unseres Treffens. Nutze das Test Meeting, um deine Technik zu überprüfen.

Besorge dir vorab was zu trinken und zu essen.

Such dir einen möglichst ruhigen Raum, in dem du allein bist, ruhig wie wenig Umgebungsgeräusche und ruhig wie möglichst störungsfrei.

…während des Treffens

Ich werde das Treffen moderieren. Du wirst die meiste Zeit stummgeschaltet sein, um die Störgeräusche zu reduzieren.

Das Meeting wird so eingestellt sein, dass jeder sein Mikrofon freischalten kann. Ich bitte dich, das Mikrofon wieder stumm zu schalten, wenn du fertig bist. Ich werde als Moderator die jeweilige Person ansprechen, die dran ist.

Wenn eine Person etwas erzählt und jemand etwas dazu sagen möchte, kannst du dich über den Chat oder die Funktion „Hand heben“ auf dich aufmerksam machen. Ich spreche dich dann an. Wie das mit dem „Hand heben“ geht, erkläre ich am Anfang des Treffens.

Lege dir Schreibzeug bereit, falls du was notieren möchtest.

Bitte mache parallel keine anderen Sachen – Mails, Surfen, WhatsApp , etc. Bitte fokussiere dich auf unser Treffen.

Falls du – wider Erwarten – aufgrund technischer Probleme aus dem Treffen rausfliegt, melde dich wieder an. Solltest du auf Toilette oder kurz weg müssen, gib Bescheid und informiere kurz, wenn du zurück bist.

Das wars. Puh, geschafft… 🙂

Leider ist der Text etwas länger geworden. Ich hoffe, dass du damit viele Anfangshürden mit Leichtigkeit überwinden kannst.

Ich freue mich auf dich in unserem Treffen.

Viele Grüße,
dein(e) ABDC


Soviel zur ersten Mail. Als Ergänzung zur ersten Einladung findest du das zweite Beispiel hier…

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